Para que una conducta sea reprochable disciplinariamente deben concurrir los siguientes elementos: Primero, la conducta debe ser típica, lo que quiere decir que debe estar enmarcada en una norma preexistente como falta disciplinaria. Segundo, debe existir responsabilidad subjetiva del servidor público, lo que implica que debe haber actuado con dolo o culpa. Tercero, la conducta debe ser un ilícito sustancial, es decir, que hubiere afectado sustancialmente la función pública o los fines misionales de la Universidad, sin justificación. Por último, se verificará que no se hubiere actuado bajo el amparo de una causal de exclusión de responsabilidad disciplinaria.

El desistimiento del quejoso no extingue la acción disciplinaria.

Quien presenta una noticia disciplinaria se denomina informante, quejoso o víctima y su participación en el proceso es la siguiente:

Informante: Es el servidor público que remite la noticia disciplinaria, a partir del conocimiento que tuvo de los hechos por el ejercicio de sus funciones. El informante no es sujeto procesal. Le corresponde la remisión de la noticia disciplinaria, rendir declaración y suministrar las pruebas que tenga en su poder.

Quejoso: Se habla de quejoso cuando quien presenta la queja es un particular. También se trata de quejoso el servidor público que da cuenta de la presunta falta, cuando su conocimiento de la posible falta disciplinaria no surja del ejercicio de sus funciones. Aunque el quejoso no es sujeto procesal, además de presentar la queja, rendir declaración y suministrar las pruebas que tenga en su poder, está facultado para interponer recurso de apelación contra la decisión de archivo o el fallo absolutorio.

Víctima: Es víctima la persona afectada por una conducta violatoria de normas internacionales vinculantes para Colombia y referidas a derechos humanos (tratados, declaraciones, convenciones, etc.). La víctima es sujeto procesal, con todas las facultades que prevé el artículo 70 del Acuerdo 171 de 2014. 

• Acceder a la investigación y obtener copias de la actuación.
• Designar defensor que lo asista en la etapa de instrucción, si lo considera pertinente. En la etapa de juzgamiento deberá estar asistido por defensor, salvo que ostente la calidad de abogado y desee asumir su defensa técnica.
• En caso de no haberse hecho presente para ser notificado del pliego de cargos, que de oficio se le asigne defensor para ser asistido a partir de ese momento.
• Ser oído en versión libre en cualquier etapa de la actuación hasta antes del fallo de primera instancia.
• Solicitar o aportar pruebas y controvertirlas, e intervenir en su práctica.
• Conocer los cargos que le sean imputados y rendir descargos.
• Impugnar las decisiones cuando hubiere lugar a ello.
• Presentar alegatos de conclusión antes del fallo de primera instancia.
• Tener un juicio imparcial, con inmediación de las pruebas y sin dilaciones injustificadas.

Las quejas deben presentarse mediante escrito dirigido a la Dirección Nacional de Veeduría Disciplinaria, ubicada en la carrera 45 No. 26-85, Edificio Uriel Gutiérrez, oficina 472. También puede remitirse correo electrónico a la cuenta veeduriadis_nal@unal.edu.co.

El quejoso debe suministrar su nombre completo, número de identificación, dirección de residencia, teléfono y correo electrónico.

Es requerido que la queja contenga una relación clara y detallada de la posible falta disciplinaria, precisando, en tanto sea posible, la fecha y lugar de ocurrencia, así como el presunto responsable. De contar con documentos que puedan acreditar lo expuesto en la queja, estos deberán anexarse. 

En virtud del principio de presunción de inocencia, ninguna actuación disciplinaria se registra en la hoja de vida o genera antecedente disciplinario, hasta tanto no se profiera fallo sancionatorio y éste se encuentre en firme.

Durante la etapa de instrucción (indagación preliminar e investigación disciplinaria) no se requiere asistencia de abogado. Sin embargo, puede designar uno de confianza, si así lo prefiere.

A partir de la notificación del pliego de cargos inicia la etapa de juzgamiento, en la cual sí es indispensable ser asistido por un abogado defensor. El defensor puede ser de confianza o de oficio.

Una persona puede ser investigada y sancionada habiendo cesado su vinculación con la Universidad, siempre y cuando tuviera calidad de servidor público al momento de los hechos con relevancia disciplinaria. 

Los particulares no son sujetos disciplinables, salvo cuando ejerzan funciones públicas, administren recursos públicos, o cumplan labores de interventoría o supervisión en los contratos estatales.

Se entiende que ejerce función pública aquel particular que realiza funciones administrativas o actividades propias de los órganos del Estado, que permiten el cumplimiento de los cometidos estatales, así como el que ejerce la facultad sancionadora del Estado. Por su parte, administran recursos públicos quienes recaudan, custodian, liquidan o disponen el uso de rentas parafiscales, de rentas que hacen parte del presupuesto de las entidades públicas o que estas últimas han destinado para su utilización con fines específicos.

Cuando un particular es sujeto disciplinable a la luz del parámetro antes descrito, cualquiera que sea la forma de vinculación y la naturaleza de la acción u omisión, la competencia para conocer del proceso disciplinario recae exclusivamente en la Procuraduría General de la Nación. 

La acción disciplinaria prescribirá si transcurridos cinco (5) años desde la ocurrencia de la falta, no se cuenta con fallo sancionatorio.

Este término empezará a contarse para las faltas instantáneas desde el día de su consumación, para las de carácter permanente o continuado desde la realización del último hecho o acto, y para las omisivas cuando haya cesado el deber de actuar.

Cuando fueren varias las conductas juzgadas en un mismo proceso la prescripción se cumple independientemente para cada una de ellas. 

La versión libre no es una prueba ni existe el deber de rendirla. Es una forma de ejercer el derecho de defensa que, al ser voluntaria, estará exenta de juramento y no presentarla no generará ninguna penalidad dentro del proceso ni indicio en contra del investigado. 

Cuando un particular citado para dar declaración juramentada se muestre renuente a comparecer y no presente justificación válida dentro de los 3 días siguientes a la fecha señalada para la declaración, podrá imponérsele multa hasta de 50 salarios mínimos diarios vigentes. Impuesta la multa, el testigo seguirá obligado a rendir la declaración, para lo cual se fijará nueva fecha.

La renuencia no justificada de comparecer a rendir declaración juramentada, cuando se trate de servidor público, constituirá falta disciplinaria gravísima, de conformidad con el artículo 48, numerales 2 y 4 de la Ley 734 de 2002.

Lo previsto respecto de la renuencia a rendir testimonio no se aplicará a quien esté exceptuado constitucional o legalmente del deber de declarar.